在香港注冊的有限公司，都需要根據香港公司法委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責任，及維持公司基本的運作。

公司秘書乃法定職位，其職務包括向公司注冊處申報有關公司的結構、任何主要人事的變動；亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業咨詢。

一、秘書的任職資格

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。

（1）若為個人，該人必須經常居住于香港；

（2）若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營業地點。

上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。

根據法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

二、秘書的責任

公司秘書的責任取決于其與公司的安排。一般來說，秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任:

（1） 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄；

（2）在董事會的指示下，發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員；

（3）秘書有時應加簽檔和蓋章；

（4）處理股權轉讓事宜；

（5） 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊；

（6）按規定向公司注冊處提交有關文件， 例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

擴展資料：

秘書需要有以下五方面的能力：

1、多元化才能

秘書應用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。

2、組織能力

秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

3、溝通能力

秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協調企業內外部的關系。

4、獲取新知識的能力

秘書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發展步伐。

5、團隊合作能力

秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。